Der Gemeinsame Datenschutzbeauftragte der Sächsischen Polizei

Im Hinblick auf die zentralen einheitlichen polizeilichen Fachverfahren in den Dienststellen und der Hochschule der Sächsischen Polizei ist es erforderlich, dass die datenschutzrechtliche Kontrolle durch einen behördlichen Datenschutzbeauftragten in allen Dienststellen und der Hochschule der Sächsischen Polizei nach den gleichen Maßstäben rechtssicher stattfindet. Deswegen wurde ein gemeinsamer Datenschutzbeauftragter der sächsischen Polizei gemäß Art. 37 Abs. 3 DSGVO und § 34 Abs. 2 SächsDSUG mit einer klaren gesetzlichen Aufgabenzuweisung eingerichtet. Dieser steht der Organisationseinheit mit der Bezeichnung »Gemeinsamer Datenschutzbeauftragter der Sächsischen Polizei« (GDSB) vor.

2. Ausgangssituation

Die europarechtliche Entwicklung des Datenschutzrechtes und die damit einhergehende Stärkung des Grundrechts auf informationelle Selbstbestimmung hatte erhebliche Auswirkung auf die polizeiliche Aufgabenerfüllung. Der notwendige Anpassungs- und Harmonisierungsbedarf bei den Dienststellen und der Hochschule der Sächsischen Polizei erforderte eine zentralisierte Beratung der datenschutzrechtlich Verantwortlichen und eine einheitliche Kontrolle der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

3. Ziel

Ziel ist die einheitliche und rechtssichere Umsetzung und datenschutzrechtliche Begleitung, insbesondere bei zentralen IT-Verfahren in der sächsischen Polizei.

4. Funktion

Insoweit nimmt der GDSB vornehmlich eine Kontroll- und Beratungsfunktion gegenüber den datenschutzrechtlich Verantwortlichen und zugleich eine Brückenfunktion zur Sächsischen Datenschutz- und Transparenzbeauftragten wahr. Seine Aufgaben erstrecken sich auf die Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Pflichten sowohl bei der Planung, Einführung und Anwendung von allen automatisierten Verarbeitungsverfahren der sächsischen Polizei. Er kontrolliert die Einhaltung der Datenschutzstrategien. Seiner Kontrollbefugnis unterliegen ebenso Dienstvereinbarungen und Dienstanweisungen sowie interne Zuständigkeitsverteilungen.

Seine Kontrollfunktion schließt es aus, zugleich inhaltliche Verantwortung zu tragen.

Der GDSB arbeitet eng mit dem SMI zusammen, da sich die Fachaufsicht des SMI gegenüber den Polizeidienststellen auch auf datenschutzrechtliche Fragestellungen erstreckt.

Zur Gewährleistung eines effektiven Datenschutzes erfolgt eine strikte personelle Trennung zwischen dem für den Datenschutz Verantwortlichen (Behördenleiter) und dem GDSB.

5. Adressaten

5.1 Behördenleitung

In erster Linie ist die Behördenleitung Adressat der Beratung und Kontrolle durch den GDSB. Ungeachtet der Benennung eines gemeinsamen Datenschutzbeauftragten der sächsischen Polizei verbleibt die Verantwortung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei den Leitern der Behörden als Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechtes. Diese Verantwortung kann nicht delegiert werden.

Die Behördenleiter haben den GDSB in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängende Fragen frühzeitig einzubinden.

Dies umfasst unter anderem die arbeitsorganisatorischen Abläufe, aber auch die Einhaltung von Löschfristen beim Umgang mit personenbezogenen Daten. Als Verantwortliche haben sie die Rechte der Betroffenen zu wahren, beispielsweise hinsichtlich der Unterrichtung zur Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Daten oder im Umgang mit Auskunfts- und Löschbegehren.

Mit Blick auf die Verantwortung des Behördenleiters für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Datenverarbeitung kann er die Zuständigkeit für datenverarbeitungsrechtliche Fragen im Rahmen der dort verantworteten Fachverfahren konkreten Personen oder Organisationseinheiten, je nach Umfang der verantworteten Fachverfahren, zuweisen (Fachverantwortlicher). Es obliegt dann dem Fachverantwortlichen, sich rechtzeitig über die für dieses Verfahren einzuhaltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu informieren. Der Fachverantwortlichen ist gehalten, so eng wie erforderlich mit dem GDSB zusammenzuarbeiten, sich mit diesem zu beratschlagen und dessen Hinweise umzusetzen.

5.2 Bedienstete

Aber auch insbesondere die Beschäftigten der Dienststellen und der Hochschule der Sächsischen Polizei können sich jederzeit an den GDSB wenden. Ein wichtiger Bestandteil der Arbeit des GDSB ist natürlich der Grundrechtsschutz gerade auch in konkreten Fällen der Beschäftigtendatenverarbeitung. Der GDSB eröffnet allen Bediensteten – auch durch seinen Organisationsaufbau – sich unmittelbar und vertraulich in allen datenschutzrechtlichen Angelegenheiten an ihn zu wenden, Art. 38 Abs. 5 DSGVO, § 35 Abs. 4 SächsDSUG. Verschwiegenheit wird in allen Belangen zugesichert.

5.3 Bürger

Das Recht, sich an den GDSB zu wenden, gilt gleichermaßen und unter den gleichen Bedingungen wie für Bedienstete auch für alle Personen außerhalb der sächsischen Polizei, die von der polizeilichen Datenverarbeitung betroffen sind.

6. Organisationaufbau des GDSB

Der gemeinsame Datenschutzbeauftragte der Sächsischen Polizei wurde gemäß Art. 37 Abs. 3 DSGVO und § 34 Abs. 2 SächsDSUG benannt. Dieser übernimmt die Aufgaben des behördlichen Datenschutzbeauftragten für die Polizeidirektionen, das Polizeiverwaltungsamt, das Landeskriminalamt, das Präsidium der Bereitschaftspolizei, die Hochschule der Sächsischen Polizei und das Einsatznachsorgeteam der sächsischen Polizei. Darüber hinaus übernimmt er die Aufgaben des behördlichen Datenschutzbeauftragten im Sächsischen Staatsministerium des Innern (SMI), Abteilung 3 - Öffentliche Sicherheit und Ordnung, Landespolizeipräsidium - hinsichtlich polizeilicher Fachverfahren.

6.1 Personal

Die Organisationseinheit des GDSB besteht hauptamtlich aus dem gemeinsamen behördlichen Datenschutzbeauftragten (höherer Dienst) und einem Sachbearbeiter (gehobener Dienst) der zugleich Vertreter des gemeinsamen behördlichen Datenschutzbeauftragten ist.

Darüber hinaus wurden zur Sicherstellung der örtlichen Erreichbarkeit und der Unterstützung der Aufgabenwahrnehmung des GDSB vor Ort in jeder Polizeidienststelle und in der Hochschule der Sächsischen Polizei quasi als verlängerter Arm und Teil des GDSB zusätzlich eine Person, die dem gemeinsamen Datenschutzbeauftragten der sächsischen Polizei zugeordnet ist, benannt.

Die örtlichen Ansprechpartner übernehmen ihre Aufgaben für den GDSB im Nebenamt und sind mit 25 Prozent von der Wahrnehmung ihres Hauptamtes hierfür freigestellt. Sie verstehen sich in ihrer Funktion als ein Teil des GDSB, unterliegen insoweit wie auch der gemeinsame Datenschutzbeauftragte keinen Weisungen des Dienstvorgesetzten. Allerdings sind sie an die Vorgaben des gemeinsamen behördlichen Datenschutzbeauftragten gebunden.

6.2 Örtliche Ansprechpartner

Die Dienststellen und die Hochschule der Sächsischen Polizei sind verantwortlich für die Umsetzung der zahlreichen und mitunter komplexen Vorgaben der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Dies bringt erhebliche Herausforderungen mit sich und erfordert die Unterstützung seitens des GDSB. Durch dessen Organisationform wird diesem Erfordernis mittels des Einsatzes von örtlichen Ansprechpartnern in den einzelnen Dienststellen und der Hochschule der Sächsischen Polizei Rechnung getragen.

Die örtlichen Ansprechpartner unterstützen sowohl ihre Behördenleitung als auch den GDSB im Bereich des Datenschutzes.

Das SächsDSUG und auch die DSGVO kennen den Begriff »örtlicher Ansprechpartner« nicht, jedoch sind diese über die Vorschriften des § 35 Abs. 2 SächsDSUG und  Art. 38 Abs. 2 DSGVO  durch die Formulierung »erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellen« legitimiert.

Die örtlichen Ansprechpartner werden als Schnittstelle zwischen Behördenleitung und GDSB eingesetzt. Sie unterstützen den gemeinsamen Datenschutzbeauftragten bei der Erledigung seiner Aufgaben. Sicherzustellen ist, dass die örtlichen Ansprechpartner mit der jeweiligen Dienststelle bzw. der Hochschule der Sächsischen Polizei und den dortigen Prozessen, Abläufen und der Infrastruktur eingehend vertraut sind. Nur in diesem Falle sind sie in der Lage, den gemeinsamen Datenschutzbeauftragten bei seinen Aufgaben zu unterstützen.

Die örtlichen Ansprechpartner üben keine eigenständige Kontrollfunktion aus. Ebenfalls bedürfen Beratungen komplexer datenschutzrechtlicher Themen der Abstimmung mit dem gemeinsamen Datenschutzbeauftragten.

Die örtlichen Ansprechpartner unterstützen den gemeinsamen Datenschutzbeauftragten und die Behördenleitung bei ihren Aufgaben, indem sie beispielsweise:

• relevante Informationen einholen
• bei einfach gelagerten datenschutzrelevanten Fragestellungen vor Ort Lösungshinweise geben
• ein grundlegendes Datenschutzniveau in den Dienststellen und der Hochschule der Sächsischen Polizei aufrechterhalten, beispielsweise durch Mitarbeitersensibilisierungen
• bei der Erstellung und Aktualisierung von Datenschutzdokumenten, die genaue Kenntnis von den internen Gegebenheiten verlangt, beraten (z. B. bei der Erstellung oder Aktualisierung des Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten)
• bei der Kommunikation innerhalb einer verantwortlichen Stelle und aus dieser mit dem gemeinsamen Datenschutzbeauftragten behilflich sind, beispielsweise durch Berichte und verbesserten Zugang zu internen Informationen
• die Datenschutzkontrollen begleiten
• Vorbildfunktion im Bereich des Datenschutzes übernehmen

Die örtlichen Ansprechpartner behandeln Anliegen der Bediensteten gleichermaßen vertraulich wie der gemeinsame Datenschutzbeauftragte und sind zur Verschwiegenheit auch selbst gegenüber ihrer Dienststelle verpflichtet.

In allen datenschutzrechtlichen Angelegenheiten sind der gemeinsame Datenschutzbeauftragte und seine örtlichen Ansprechpartner als eine Einheit anzusehen.